2.3 Ficha de Identificación

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La ficha de identificación1 que conforma el catálogo es la base del sistema de documentación. Las  fichas están clasificadas por orden consecutivo de número de inventario (catálogo sistemático), en el mismo orden que están en el libro de inventario. No se deberán remover del catálogo. Por eso cada ficha debería estar perforada en la base y mantenida en su lugar por una barra de metal en el archivero (fichero). En las fichas de identificación se inscribirá el código de localización del objeto. Por esta razón, este fichero no tendrá que estar accesible al público.

Recursos existentes (Español):

Un catálogo puede ser especializado (sistemático –datos principales sobre el objeto-, topográfico -enfoque en la ubicación del objeto dentro de  la institución- , monográfico –con información documental-) o unificado. A continuación se presentan diversas fichas de identificación utilizadas en catálogos.
Object ID. Desarrollado por: J. Paul Getty Trust, UNESCO, el Consejo de Europa, ICOM, y la Information Agency de los Estados Unidos.
El Object ID está basado en dos premisas: en primer lugar, un objeto robado no se puede devolver a su legítimo propietario si no ha sido previamente documentado; en segundo lugar, la información sobre un objeto robado tiene que poder circular con eficacia y rapidez a través de numerosas organizaciones a nivel mundial. En este sitio web se ofrecen las recomendaciones para la creación de una Ficha de Identificación mínima que puede servir por lo menos para los dos antecedentes  anteriores.
Manuales de Inventario de Bienes de interés Cultural, Desarrollado por: Ministerio de Cultura, Programa de Inventario y Registro del Patrimonio Cultural Colombiano, Dirección de Patrimonio Colombia
Una serie de diferentes manuales e instructivos para la identificación y catalogación de: patrimonio cultural inmaterial, bienes muebles de carácter diverso (audiovisual, sonoro y musical, artístico.), patrimonio arqueológico y etnográfico.

Guía para el inventario, catalogación y documentación de colecciones de museos: arqueología, arte, etnografía, historia. Ministerio de Cultura, Museo Nacional de Colombia, programa Red Nacional de Museos, Colombia, 2004.
Los campos y el instructivo para llenar  la Ficha de Identificación en los Museos de Colombia.
Blanca Noval. Manual para la elaboración de una ficha de identificación de un bien cultural. CONACULTA-INAH. México. (s/f)
Este manual de México proporciona ayuda para elaborar un inventario del patrimonio cultural de una manera fácil, además de reunir la información necesaria para un registro adecuado. Es decir, que los datos disponibles sean suficientemente claros como para que los responsables de custodiar el patrimonio conozcan el tipo de objetos que están bajo su cuidado. Se incluye un ejemplo de la ficha de identificación para un bien cultural.
Martha Isabel Tapia Gonzalez. Instructivo para el llenado de la ficha institucional de identificación de Monumentos Históricos muebles e inmuebles por destino. CONACULTA. INAH. México. (2007).
Aunque este instructivo se refiere específicamente a un sistema que se va a alimentar con información del Sistema de Concentrador de Registro Público del INAH (SICOREP) de México, es un instructivo valioso sobre diferentes consideraciones a tomar en cuenta durante la ejecución de un registro. Analiza paso a paso las plantillas disponibles en línea del Sistema Institucional de Identificación de Monumentos Históricos Muebles e Inmuebles por Destino (un sistema no accesible al público general), y explica cómo analizar el tipo de un bien cultural, medirlo, describirlo.
Inventario de Bienes Culturales de la Iglesia en Chile. Manual y Fichas de Inventario. Mauricio Infante V., y Comisión Nacional de Bienes Culturales de la Iglesia,  Conferencia Episcopal de Chile, 2008.
En esta página web se ofrece enlaces al manual y las fichas correspondientes para la creación de un inventario de bienes culturales de la iglesia de Chile.
Nagel, L.: “Manual de registro básico”. Colección: Proyecto Puesta en Valor Arte Sacro Arquidiócesis de la Serena, 2, Santiago, 2002.
Este Manual de Registro ha sido creado como respuesta a una necesidad de continuidad del proceso de registro y documentación en un sistema de documentación desarrollado por el Proyecto “Puesta en valor arte sacro Diócesis de La Serena”. Incluye la ficha básica de registro de los objetos litúrgicos.
Isabel Bravo Juega, Normas para desarrollar la ficha-tipo de inventario para museos militares, MILITARIA, Revista de Cultura Militar, No 7, Servicios de Publicaciones, U.C.M. Madrid, (1995)
Después de un estudio del tipo de fondos de los Museos Militares Españoles, sus instrumentos documentales así como de las corrientes nacionales e internacionales en materia de documentación museológica, se ha elaborado en la Dirección General de Relaciones Informativas y Sociales de la Defensa una Ficha de Inventario con carácter general para la gran variedad de las colecciones integrantes de los museos militares de España. El documento incluye la ficha y las normativas para llenarla.
Lina Nagel Vega. Editora. Manual de Registro y Documentación de Bienes Culturales. DIBAM, GETTY. Chile. (2008).
Este Manual incluye la información necesaria para construir una Ficha de Identificación, ver diversos ejemplos, tomar en cuenta elementos en cómo usar un registro normalizado, preparar las fotos para acompañar un registro, preparar diversos tipos de catálogos.
Registro paso por paso: cuando un objeto ingresa al museo, Etapa 4, CIDOC.
La etapa 4 propone ejemplos de distintas rúbricas sobre la ficha de inventario.

En Francés:

Aide mémoire pour la Documentation dans les musées, n° 7, Fiches et fichiers, EPA-ICCROM (Prontuario para la Documentación en los museos, n°7 Fichas y ficheros, EPA-ICCORM
Definición de fichas y ficheros manuales, descripción de las fichas maestro (catalogo sistemático) y de ficheros de índice (catalogo clasificado), separadores y modalidad de clasificación.

En Inglés:

Cataloguing objects, Collections Link.
Definición de un fichero maestro, lista de los datos principales que han de ser consignados en el mismo, indicaciones sobre cómo llenar las fichas, y sobre los soportes y los modos de clasificación.

 

En caso de que no se encuentren más estas fuentes, podrá consultar algunas de ellas en el sitio de la EPA. Todos los enlaces en español han sido recuperados en Noviembre del 2009. En el caso que no se encuentren más las fuentes en español podrá consultar algunas de ellas en el sitio web del ILAM.

 

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1 En la bibliografía se refiere también como: Fichero de Obras, Catalogo Sistemático, Ficha de Inventario, Ficha Mínima, Ficha Básica.

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